Protection des données personnelles

Les engagements du Centre Hospitalier de Valenciennes

L’établissement s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée afin de préserver la confiance des patients tout au long de leur parcours de soins.

Les traitements de données personnelles sont mis en œuvre dans le respect des dispositions du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD), de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dite loi informatique et libertés), du code de la santé publique, et des référentiels de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), regroupés parfois dans le présent document sous le terme « réglementation » .

Un délégué à la protection des données (DPD) a été nommé afin d’informer, de conseiller et de sensibiliser le personnel de l’établissement aux enjeux de la protection des données.

Définitions

• Donnée(s) à caractère personnel, donnée(s) personnelle(s) ou données : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne (Art. 4 du RGPD).

Exemples de donnée à caractère personnel : adresses de messagerie, noms d’utilisateur, sexe, tranche d’âge, lieu d’origine, profil d’utilisateur, adresse IP de votre ordinateur, numéro de téléphone, photographie, date de naissance, commune de résidence, empreinte digitale…

• Donnée(s) de santé ou données médicales : désigne les données personnelles concernant la santé. Il s’agit des données relatives à la santé physique ou mentale, passée, présente ou future d’une personne physique (antécédent médical, tension artérielle, diagnostic médical…).
• Traitement de données personnelles : désigne l’opération ou l’ensemble d’opérations effectuées sur les données personnelles (collecte, consultation, conservation, modification, croisement, transmission, effacement…).
• Responsables de traitement : désigne l’organisme qui définit les buts et les moyens de traitement de vos données personnelles.
• Sous-traitant : désigne celui qui traite des données personnelles pour le compte et sur instructions du responsable du traitement.
• Délégué à la protection des données (DPD/DPO) : il s’agit de la personne désignée par le responsable du traitement afin de veiller à la conformité en matière de protection des données personnelles, conformément aux articles 37 à 39 du RGPD.

Finalités et légitimité des traitements de données personnelles

• Prise en charge médicale

Lors de votre prise en charge médicale, le Centre Hospitalier de Valenciennes est amené à traiter vos données (médicales et administratives) :

• Le traitement de vos informations médicales est indispensable à la constitution de votre dossier médical et plus particulièrement à l’élaboration des diagnostics médicaux et à l’administration de vos soins et de vos thérapies. Ces informations correspondent notamment à vos antécédents médicaux, votre état de santé, aux résultats de vos examens cliniques, radiologiques et de laboratoires, etc.
• Le traitement de vos informations administratives est nécessaire à la gestion de votre dossier administratif, à la facturation des actes médicaux et à la télétransmission des feuilles de soins.
• Le traitement de vos informations médicales peut être nécessaire à la création d’un dossier médical régional et numérisé. Cet outil permet aux professionnels de santé de la région Hauts-de-France participant à votre prise en charge en établissement de santé ou médico-social comme en médecine de ville, d’échanger et d’accéder à vos informations médicales et ainsi renforcer la coordination de votre parcours de santé.

Ainsi, les traitements de vos données à caractère personnel sont indispensables à votre prise en charge au sein du Centre Hospitalier de Valenciennes. Ils s’effectuent principalement sous le régime de l’obligation légale (RGPD – Art 6.1c), pour les données administratives, ou de la dispense de soins (RGPD – 9.2h) pour les données de santé.

Certains traitements peuvent également s’inscrire dans le cadre de la recherche scientifique et de publications associées, pour des motifs d’intérêt public (RGPD – Art 9 .2i). Ils font l’objet, en fin de cette politique, d’une présentation particulière (finalités, modalités d’information, durée de conservation, exercice des droits).

• Gestion du site internet

Le Centre Hospitalier de Valenciennes utilise des cookies (petits fichiers d’information enregistrés sur votre ordinateur). Ils permettent d’enregistrer les informations relatives à votre navigation (les pages consultées, la date et l’heure de la consultation) dans l’objectif de générer des mesures et statistiques d’audience. Pour plus d’informations sur les cookies : Politique des cookies

• Réseaux sociaux

Vous disposez de la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées à nos pages sur les réseaux sociaux Facebook, X, LinkedIn, YouTube et Instagram figurant sur le site.

A cet effet, les informations personnelles que vous aurez indiquées publiques et accessibles depuis le profil de ces réseaux sociaux sont accessibles au Centre Hospitalier de Valenciennes.

Le Centre Hospitalier de Valenciennes ne crée ni n’utilise aucune base de données à partir des informations personnelles que vous pouvez y publier. L’établissement n’exploitera aucune donnée relevant de votre vie privée par ce moyen.

Si vous souhaitez vous opposer à l’accès par l’établissement à vos informations personnelles publiées sur l’espace public de vos profils, il vous revient d’utiliser les moyens mis à disposition par ces réseaux sociaux pour limiter l’accès à vos données.

• Gestion des recrutements

En postulant à une offre d’emploi publiée sur le site internet ou en cas de candidature spontanée, le Centre Hospitalier de Valenciennes traite vos données dans le cadre du processus de recrutement.

Les données traitées sont :

• Données d’identification du candidat (nom, prénom, adresse, photographie…)
• Données relatives à la vie professionnelle
• Autres données présentes dans le curriculum vitae

Les données sont conservées pendant deux ans à compter du dernier contact avec le candidat.

Pour plus d’informations: Gestion des recrutements

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Les principaux collaborateurs du Centre Hospitalier de Valenciennes sont susceptibles d’avoir accès à vos données, dans la limite de leurs attributions respectives et en lien avec pour les finalités précitées. Il s’agit des membres des équipes de soins qui vous prennent en charge, des collaborateurs des services administratifs, logistiques et informatiques. Ces derniers sont soumis aux exigences de confidentialité.

Certaines de ces données sont partagées avec les professionnels de santé membres de l’équipe de soins du Centre hospitalier (par exemple, dans le cadre d’une structure de coopération, d’exercice partagé ou de coordination sanitaire ou médico-sociale), dans le cadre de la coordination ou de la continuité des soins, de la prévention ou du suivi médico-social. Les professionnels des autres établissements du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) du Hainaut-Cambrésis sont considérés comme faisant également partie de l’équipe de soins (Art L1110-12 et D1110-3-4 du code de la santé publique).

Certaines informations sont transmises à des organismes publics, autorités de santé, professions réglementées, conformément à la réglementation, afin d’élaborer ou réviser le projet régional de santé, d’évaluer la qualité des soins, et d’assurer la veille et les vigilances sanitaires ou également dans le cadre de la détermination des ressources ou du contrôle de l’activité du Centre Hospitalier de Valenciennes.

Une partie de ces données, transmises par le Département d’Information Médicale (DIM) de l’établissement à l’Agence technique de l’information sur l’hospitalisation, alimente le Système National des Données de Santé (SNDS). Le SNDS ne contient aucune donnée directement identifiante concernant les bénéficiaires (pas de noms/prénoms ou numéro de sécurité sociale, ni d’adresse postale).
Pour en savoir plus :  https://www.cnil.fr/fr/snds-systeme-national-des-donnees-de-sante

Sont également susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données :

• Des sous-traitants, qui interviennent notamment sur la gestion de services supports (alimentation, par exemple), la maintenance de logiciels ou la fourniture d’automates
• Des promoteurs de recherche externes : par exemple un laboratoire pharmaceutique, un autre Centre Hospitalier dans le cadre de la participation à un essai clinique, de la recherche française ou internationale pour des données non nominatives
• Les autorités de police, judiciaires ou administratives, dans le cadre de leurs pouvoirs d’enquête

Conservation des données personnelles

Conformément à la réglementation en vigueur (article R 1112-7 du code de la santé publique), votre dossier médical est conservé au moins :

• 20 ans à compter du dernier séjour ou de la dernière consultation externe ;
• Jusqu’au 28^ème anniversaire d’un enfant mineur ;
• 10 ans à compter de la date de décès.

Votre dossier médical est archivé :

• Pour les dossiers papiers au sein du service des archives du Centre Hospitalier de Valenciennes.
• Pour les dossiers numérisés auprès d’un hébergeur de données de santé certifié, dans le respect de la confidentialité et de la sécurité des données hébergées.

A l’issue du délai de conservation, votre dossier pourra être détruit sur décision du Directeur des archives départementales et du Directeur Général du Centre Hospitalier de Valenciennes.

La sécurité de vos données personnelles

L’établissement a mis en place l’ensemble des mesures organisationnelles et techniques nécessaires à la sécurité du système d’information. Un responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI) a été nommé, expert qui garantit la sécurité, la disponibilité et l’intégrité du système d’information et des données, en collaboration avec le délégué à la protection des données.

Les droits et les habilitations accordés aux professionnels de santé le sont en fonction du respect du secret professionnel et médical.

Quels sont vos droits concernant vos données ?

Conformément au règlement général sur la protection des données et à la loi informatique et libertés, vous disposez de droits afin de garder la maitrise de vos données personnelles :

• Le droit à l’information : Vous avez droit à une information relative au traitement de vos données personnelles. Cette information doit être concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, via le livret d’accueil du Centre Hospitalier de Valenciennes, son site internet et par voie d’affichage au sein de ses locaux.

 

• Le droit d’accès: Vous avez le droit d’accéder à vos informations personnelles traitées par le Centre Hospitalier de Valenciennes et d’en demander une copie. La demande d’accès et de copie de votre dossier médical doit être conforme à la procédure spécifique à cette demande. Votre demande sera traitée dans les conditions indiquées aux paragraphes suivants (Le droit d’accès au dossier médical ou L’exercice des droits issus du RGPD).
• Le droit de rectification: Si vos informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez les faire rectifier, compléter ou actualiser.
• Le droit à l’effacement ou « droit à l’oubli » : Vous pouvez demander l’effacement de vos informations personnelles. Toutefois, les informations médicales contenues dans votre dossier médical ne pourront pas être effacées puisqu’il s’agit d’une obligation légale incombant à l’établissement.
• Le droit d’opposition: Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de prise en charge médicale. Cependant, l’opposition à un tel traitement de données, pourtant nécessaire, rendrait impossible votre prise en charge au sein du Centre Hospitalier de Valenciennes.
• Le droit à la limitation du traitement: En cas de demande de rectification, d’effacement ou d’opposition au traitement de vos informations personnelles, vous pouvez demander le gel temporaire de l’utilisation de certaines de vos données, le temps de la vérification ou de l’examen de votre demande.
• Le droit d’accès au dossier médical :

Chaque patient (et/ou ses représentants légaux) a la possibilité de demander personnellement l’accès à son dossier médical et la copie d’éléments de ce dossier. Vous pouvez, selon votre choix, consulter votre dossier médical sur place et, si vous le souhaitez, vous faire accompagner d’un médecin que vous aurez désigné et/ou en demander une copie.

Le formulaire de demande d’accès au dossier médical doit être adressé auprès du secrétariat du service médical dans lequel vous avez été pris en charge. Si vous ne connaissez pas le service de prise en charge ou si vous avez des difficultés à obtenir les éléments souhaités, vous pouvez contacter la Direction de la Qualité du Centre Hospitalier de Valenciennes au 03.27.14.50.32 (du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00). Les formulaires de demande de consultation du dossier médical sont téléchargeables sur le site Internet de l’établissement.

Votre dossier médical vous sera communiqué au plus tard dans les huit jours suivant la réception de votre demande et au plus tôt après un délai de traitement de quarante-huit heures. Ce délai est porté à deux mois lorsque les informations médicales datent de plus de cinq ans.

Lorsque le patient est décédé, l’accès au dossier est possible pour ses ayants droit, son concubin ou son partenaire lié par un pacte civil de solidarité, dans la mesure où il leur est nécessaire pour leur permettre de connaître les causes de la mort, de défendre la mémoire du défunt ou de faire valoir leurs droits, sauf volonté contraire exprimée par la personne avant son décès.

Pour la remise du dossier, il est indispensable de se munir :

• pour le patient : d‘une preuve d’identité ;
• pour les ayants droit : d’un acte de notoriété ;
• pour les parents : du livret de famille ;
• pour les représentants légaux : du jugement les désignant comme tels.

L’exercice des droits issus du RGPD

Un délégué à la protection des données (DPD) a été désigné au sein de l’établissement. Il s’agit d’un interlocuteur privilégié dans la protection de vos données personnelles tant au sein du Centre Hospitalier de Valenciennes que dans ses relations avec la CNIL.

Sauf dans le cadre du droit d’accès au dossier médical, qui fait l’objet de la procédure spécifique précisée au paragraphe précédent, vous pouvez exercer l’ensemble de vos droits en écrivant au DPD du Centre Hospitalier de Valenciennes :

• par mail à l’adresse : dpo@ch-valenciennes.fr
• par courrier à : Centre Hospitalier de Valenciennes – Délégué à la protection des données – 114, avenue Désandrouin CS 50479 – 59322 VALENCIENNES

Après vérification de votre identité, justifiée par tout moyen, le Centre Hospitalier de Valenciennes vous indiquera, dans un délai d’un mois, les mesures prises à la suite de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Dans cette hypothèse, l’établissement vous informera de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre demande.

Si le Centre Hospitalier de Valenciennes refuse votre demande, vous serez informé des motifs du refus dans le mois suivant la réception de votre demande.

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Lorsque vous adressez votre demande par voie électronique, la réponse vous sera apportée par voie électronique, à moins que vous ne demandiez qu’il en soit autrement.

 

 

TRAITEMENT DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DANS LE CADRE DE VOTRE PARTICIPATION A UN PROTOCOLE DE RECHERCHE

La recherche clinique est indispensable au progrès médical. Elle peut concerner :

• de nouveaux médicaments ou associations de médicaments,
• de nouvelles façons de les administrer,
• de nouvelles techniques de diagnostic ou de traitement,
• l’impact de traitements sur la qualité de vie, le retentissement psycho-social d’une maladie…,
• la prévention de certaines maladies.

Il existe différents types de recherches médicales :

• La recherche impliquant la personne humaine (RIPH) : elle implique votre participation lors de votre prise en charge. Elle est souvent interventionnelle, comme dans les essais cliniques par exemple (A).
• La recherche n’impliquant pas la personne humaine (RNIPH) : elle s’appuie sur la réutilisation des données déjà recueillies dans le cadre du soin, présentes dans votre dossier médical (B).

 

1. La recherche impliquant la personne humaine (RIPH)

A.1 Comment se déroulent les recherches impliquant la personne humaine ?

Dans un cadre surveillé et contrôlé, des patients volontaires peuvent participer à une recherche médicale.

Il peut s’agir :

• D’une recherche interventionnelle où la prise en charge diffère de la pratique standard et requiert une intervention sur la personne, non justifiée par sa prise en charge habituelle (acte diagnostique ou thérapeutique non réalisé habituellement, essai thérapeutique) ;
• D’une recherche interventionnelle où l’intervention sur la personne ne comporte que des risques et des contraintes minimes ;
• D’une recherche non interventionnelle qui ne comporte aucun risque ni contrainte et dans laquelle les actes pratiqués et les produits utilisés sont jugés non-invasifs et sans risque.

Ces recherches ne peuvent s’effectuer que sous la direction et sous la surveillance d’une personne (médecin, infirmier(ère)…) justifiant d’une expérience appropriée, et uniquement après que les autorités éthique et/ou technique, selon les cas, ont donné leur autorisation.

Les recherches impliquant la personne humaine auront obligatoirement été préalablement favorablement évaluées par un Comité de protection des personnes et, pour les études présentant un risque non négligeable, par l’Agence nationale de sécurité des médicaments.

Les résultats qui en découlent permettent ensuite d’autoriser l’utilisation de ces procédures à plus large échelle en pratique courante et d’améliorer ainsi la prise en charge des futurs patients. Les publications des résultats des recherches et des études seront réalisées à partir de données anonymes ne permettant en aucun cas de vous identifier.

A.2 Quels sont les droits de la personne participant à une recherche sur la personne humaine ?

Préalablement à la réalisation d’une recherche impliquant la personne humaine, qu’elle soit interventionnelle ou non interventionnelle, une information est délivrée à la personne qui y participe. Cette information comprend notamment, selon le type de recherche, l’objet, la méthodologie et la durée de la recherche, les bénéfices attendus, les contraintes et les risques prévisibles, les éventuelles alternatives médicales ou encore les modalités de prise en charge médicale prévues en fin de recherche.

Aucune recherche interventionnelle ne peut être pratiquée sur une personne sans son consentement libre, éclairé et exprès.

Aucune recherche non interventionnelle ne peut être pratiquée sur une personne lorsqu’elle s’y est opposée.

Que la recherche soit interventionnelle ou non interventionnelle, toute personne a le droit de refuser de participer à une recherche impliquant la personne humaine, sans avoir à se justifier et sans que ce refus ne puisse avoir de conséquence sur la qualité de sa prise en charge.

A.3 Comment vos données de santé utilisées dans le cadre de la recherche impliquant la personne humaine sont-elles conservées ?

Concernant les recherches interventionnelles :

Les données des patients peuvent être conservées jusqu’à la mise sur le marché du produit étudié, jusqu’au rapport final de la recherche ou jusqu’à la publication des résultats de la recherche. Elles font ensuite l’objet d’un archivage sur support papier ou informatique pour une durée de 10 à 40 ans selon la nature de la recherche.

Concernant les recherches non interventionnelles :

Les données des patients peuvent être conservées jusqu’à deux ans après la dernière publication des résultats de la recherche ou, en cas d’absence de publication, jusqu’à la signature du rapport final de la recherche. Elles font ensuite l’objet d’un archivage sur support papier ou informatique pour une durée de 10 à 40 ans selon la nature de la recherche.

A.4 Quels sont vos droits concernant vos données ?

Que la recherche soit interventionnelle ou non, le traitement de vos données, nécessaire à la réalisation de la recherche médicale, s’effectue dans le respect du cadre juridique relatif à la protection des données (règlement général sur la protection des données et loi Informatique et libertés) et du respect de vos droits, à savoir :

• Un droit d’information individuelle pour chacun des projets ou études : Un document d’information spécifique à chaque étude ou projet de recherche impliquant le traitement de vos données vous sera remis par le professionnel intervenant dans la recherche.
• Un droit d’opposition au traitement de vos données de santé : Votre participation à la recherche médicale est volontaire. Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de recherche médicale. Votre opposition n’aura aucune conséquence sur la qualité des soins médicaux qui vous seront prodigués ni sur votre relation avec les équipes médicales et soignantes.
• Un droit de consentement au traitement de vos données génétiques héréditaires ou acquises
• Un droit à l’effacement : Dans l’hypothèse où vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement de vos données dans le cadre de la recherche médicale, vous pouvez demander l’effacement des données vous concernant déjà collectées. Néanmoins, si cette suppression est susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs de la recherche, certaines données préalablement collectées peuvent ne pas être effacées.
• Ainsi que les autres droits issus du RGPD : droits d’accès, de rectification et de limitation du traitement.

A.5 Quelles sont les modalités d’exercice de vos droits ?

Vous pouvez exercer l’ensemble de vos droits en écrivant au DPD du centre Hospitalier de Valenciennes :

• Par mail à l’adresse dpo@ch-valenciennes.fr
• Par courrier : par courrier à : Centre Hospitalier de Valenciennes – Délégué à la protection des données – 114, avenue Désandrouin CS 50479 – 59322 VALENCIENNES

Votre demande sera traitée dans les mêmes conditions que celles indiquées au paragraphe précédent : L’exercice des droits issus du RGPD

1. La recherche basée sur la réutilisation des données déjà recueillies dans le cadre du soin (RNIPH)

Vos informations médicales ainsi que vos échantillons biologiques collectés à l’occasion de votre prise en charge (ou celle de votre enfant) peuvent être réutilisés, notamment à des fins de constitution de collections biologiques, dans le cadre de recherches, d’études, ou d’évaluations dans le domaine de la santé, contribuant au progrès scientifique et à l’amélioration de la qualité des prises en charge médicales.

B.1 Comment se déroulent ces recherches ?

Ces recherches n’impliquent aucune participation ni aucune intervention de votre part. En effet, les professionnels intervenant dans la recherche, soumis au secret professionnel, recueilleront dans votre dossier médical les seules informations strictement pertinentes et adéquates à l’objectif scientifique poursuivi. Les recherches ne s’effectueront donc que sur la base des informations contenues dans votre dossier médical.

B.2 Comment vos données de santé réutilisées sont-elles conservées ?

Vos informations médicales détenues par le responsable de la recherche peuvent être conservées jusqu’à deux ans après la dernière publication des résultats de la recherche ou, en cas d’absence de publication, jusqu’à la signature du rapport final de la recherche. Elles font ensuite l’objet d’un archivage sur support papier ou informatique pour une durée de vingt ans maximum.

Quels sont vos droits concernant vos données ?

La réutilisation de vos informations médicales s’effectue dans le respect du cadre juridique relatif à la protection des données (règlement général sur la protection des données et loi Informatique et libertés) et du respect de vos droits :

• Un droit d’information individuelle pour chacun des projets ou études : Le détail des informations spécifiques à chaque étude ou projet de recherche impliquant la réutilisation de vos informations médicales est disponible sur le site internet du Centre Hospitalier de Valenciennes.
• Un droit d’opposition à la réutilisation de vos données de santé : Vous pouvez à tout moment vous opposer à la réutilisation de vos informations médicales à des fins de recherches, d’études ou d’évaluations dans le domaine de la santé. Votre opposition n’aura aucune conséquence sur la qualité des soins médicaux qui vous seront prodigués ni sur votre relation avec les équipes médicales et soignantes.
• Un droit à l’effacement : Dans l’hypothèse où vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement de vos données dans le cadre de la recherche médicale, vous pouvez demander l’effacement des données vous concernant déjà collectées. Néanmoins, si cette suppression est susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs de la recherche, certaines données préalablement collectées peuvent ne pas être effacées.
• Ainsi que les autres droits issus du RGPD : droits d’accès, de rectification et de limitation du traitement

 

Quelles sont les modalités d’exercice de vos droits ?

Les modalités d’exercice de vos droits sont identiques à celles relatives aux recherches impliquant la personne humaine.

Pour plus d’information sur la Recherche Clinique en général, vous pouvez consulter le site https://notre-recherche-clinique.fr.